كيفية إجراء مؤتمر فعال

في البيئة العلمية والتجارية ، يعد المؤتمر أحد أكثر طرق الاتصال فاعلية. يسمح لك هذا الحدث بتلخيص الخبرة المتراكمة حول الموضوعات ذات الأهمية ، للتعرف على التطورات الجديدة في الصناعة ، لإنشاء علاقات مثيرة للاهتمام. كقاعدة عامة ، المؤتمر ذو طبيعة واسعة النطاق ، وبالتالي يتطلب إعدادًا دقيقًا.

ستحتاج

• - المباني ؛

• - ميكروفون

• - جهاز عرض فيديو ؛

• - القرطاسية ؛

• - الماء والوجبات الخفيفة.

دليل التعليمات

1

ضع خطة مؤتمر. يجب أن يتضمن الأهداف والغايات ، وجدول زمني للتقارير ، وعدد المشاركين ، والمواد المادية والتقنية اللازمة ، وتقديرًا للحدث.

2

حدد مكان وزمان المؤتمر. اختر غرفة واسعة يمكنها استيعاب عدد كبير من الضيوف. اكتشف مسبقًا ما إذا كان من الممكن توصيل المعدات اللازمة في هذه الغرفة. أما بالنسبة للوقت ، فتأكد من مراعاة مصالح المشاركين وتوظيفهم. على سبيل المثال ، يمكن أن يتسبب مؤتمر الطلاب ، المقرر عقده مساء الجمعة ، في موقف سلبي للغاية ، لأن الشباب معتادون على الراحة أو العودة إلى المنزل في هذا الوقت.

3

تعلم بالتفصيل موضوع المؤتمر. يعد ذلك ضروريًا لتحديد مدى ملاءمة التقارير وأهميتها العلمية. لجعل المؤتمر ديناميكيًا وغير ممل ، فكر في القضايا الحادة التي لم تدرس كثيرًا والجدل فيها. دعوة المتحدثين لصياغة وجهات نظرهم حول قضايا مختارة.

4

ضع جدولًا لعروض المتحدث. خصص 30-40٪ من الوقت للتقارير نفسها ، وخصص الباقي للمناقشة. إنها مناقشة حية ومثيرة للاهتمام تجعل المؤتمر فعالا. ضع لائحة بحيث تتدفق مشكلة ما منطقيًا إلى المشكلة التالية وتصبح موضوعًا للمناقشة.

5

رعاية القاعدة المادية والتقنية. قد تحتاج إلى لوحة بيضاء تفاعلية ، وجهاز عرض مزود بشاشة ، وجهاز كمبيوتر ، وميكروفون ، ولوح ورقي مع أوراق ممزقة ، وقرطاسية. عند التحضير للمؤتمر ، تحقق مقدما من الصوت وتشغيل معدات الفيديو. ضع المجلدات مع خطة الحدث والملخصات الرئيسية للتقارير على الجداول للمشاركين.

6

أخطر المشاركين والضيوف في المؤتمر بالحدث القادم. يجب أن يخضع المتحدثون لإجراء إلزامي للتسجيل المسبق. إذا كان المؤتمر كبيرًا بما يكفي ، فلا تنس دعوة ممثلي الصحافة والمصورين.

نصيحة مفيدة

إذا استمر المؤتمر لفترة كافية ، فكر في المشروبات والطعام. يمكنك وضع زجاجات المياه على الطاولة لكل مشارك. خلال فترة الراحة ، يمكن للضيوف الاستمتاع بالمشروبات الساخنة والوجبات الخفيفة على طراز البوفيه.